Teamcoördinator CSO bij het ministerie van Buitenlandse Zaken – Den Haag / Thuis

5 mei 2021 overige Interim Publiek Den Haag / Thuis

Introductie

Voor het ministerie van Buitenlandse Zaken zijn wij op zoek naar een ‘Teamcoördinator CSO‘ voor 36 uur per week voor initieel 6 maanden met optie tot verlengen. Mocht je geïnteresseerd zijn in- of vragen hebben over deze vacature neem dan gelieve vóór maandag 10 mei 12:00 contact op op met Kwame Hammond via k.hammond@aevesbenefit.com.

Organisatie

De Consulaire Service Organisatie (CSO) met de standplaats Den Haag is een relatief nieuw en zelfstandig dienstonderdeel binnen het ministerie van Buitenlandse Zaken. De CSO is gevestigd in Terminal Zuid, op een steenworp

afstand van het hoofdkantoor van het ministerie van Buitenlandse Zaken aan de Rijnstraat 8. De CSO maakt deel uit van het consulaire domein en werkt nauw samen met DCV als beleids- en regie-voerende directie met domeinsturingsbevoegdheid. Naast het postennet zijn andere beleidsonderdelen, de ketenpartners en externe dienstverleners betrokken om alle taken goed uit te kunnen voeren.

De CSO fungeert als wereldwijde backoffice. Jaarlijks worden ongeveer 700.000 visumaanvragen (groeiend naar 1 miljoen) en 65.000 aanvragen voor Nederlandse reisdocumenten verwerkt. Al deze aanvragen worden op termijn door de

CSO verwerkt. De CSO is nog volop in ontwikkeling. De komende jaren ontwikkelt de CSO zich naar CSO 2.0 waarbij 4 sporen leidend zijn:

  1. Aanpassen huidige organisatie: Robuust en toekomst vast;
  2. Transitie resterende backoffices naar de CSO (regio’s, Oost Europa, Azië en landen India en China);
  3. Implementatie digitale systemen waarmee huidige papieren stromen verdwijnen;
  4. Runnen staande organisatie papier en digitaal (veranderen terwijl de winkel open blijft).

Functie

De Consulaire Service Organisatie in Den Haag is een zelfstandig dienstonderdeel binnen het ministerie van Buitenlandse Zaken. De organisatie verwerkt alle visumaanvragen en aanvragen voor Nederlandse reisdocumenten in het buitenland. De CSO richt zich op het uniformeren van het algehele visumaanvraag- en verwerkingsproces. Daarnaast werkt de CSO de komende jaren aan de digitalisering van de consulaire diensten. De CSO organisatie wordt momenteel verder versterkt om als grootschalige back office organisatie rond de 1 miljoen aanvragen voor visa en Nederlandse reisdocumenten te kunnen verwerken. Sinds het uitbreken van Covid-19 is het aantal visumaanvragen drastisch gedaald.

De organisatie bereid zich nu voor op het moment dat reizen weer mogelijk is en de aanvragen weer zullen stijgen. Binnen de CSO zijn we op zoek naar een ervaren teamcoördinator die in deze onrustige tijd een of meerdere teams kan aansturen en voorbereiden op het aantrekken van de werkzaamheden. Als leidinggevende van een team van 15-20 beslismedewerkers ben je – samen met een aantal andere collega’s – verantwoordelijk voor het aansturen van de operationele werkzaamheden binnen het visumcluster. Als coördinator ligt de focus op het goed laten functioneren en steeds verder verbeteren van je team en je medewerkers. Het nemen van de beslissingen op visum aanvragen laat je over aan de (sr) beslismedewerkers. Je staat voor de balans tussen mens- en resultaatgerichtheid: je hebt oog voor de resultaten en KPI’s, én voor de vaardigheden en het gedrag van medewerkers. Je zorgt dat medewerkers kwaliteit en productiviteit leveren conform de geldende processen en processtappen. Door de gesprekken die jij met de medewerkers voert, weten zij wat er van hen verwacht wordt en waar hun ontwikkelmogelijkheden liggen. Jij staat hen bij in het realiseren van de ontwikkelingsmogelijkheden. Je voert niet alleen op individuele basis gesprekken, zoals de wekelijks bilateralen en kwartaalgesprekken maar ook teamgesprekken.

Je bent in staat dialoog te bevorderen, discussies in goede banen te leiden en draagvlak te creëren voor besluiten. Binnen de CSO wordt ook gewerkt met dagstarts waarin je met jouw team stilstaat bij de kwalitatieve en kwantitatieve doelen van de dag en ontwikkelingen die van belang zijn. Onze organisatie is voortdurend in ontwikkeling. Daarom is het essentieel dat de medewerkers van de afdeling duurzaam een breed inzetbaar zijn. Jij creëert een prettig samenwerkingsklimaat in het team, waarbij coaching en begeleiding voorop staan zodat er een veilig en open leerklimaat ontstaat. Je bevordert een sfeer van vertrouwen waarin teamleden zich onderling kwetsbaar durven opstellen en geeft hierin zelf het voorbeeld. Ook bouw je aan goede relaties met het hoofd visum/reisdocumenten, de collega’s verantwoordelijk voor work force management en zoek je nadrukkelijk de samenwerking en afstemming met collega- leidinggevenden.

Functie-eisen

  • HBO werk- en denkniveau.
  • Minimaal 5 jaar leidinggevende ervaring
  • Bent in staat leiding te geven op een coachende manier en bent een verbinder in je handelen.
  • Kan goed de balans houden tussen ruimte geven en het behalen van doelen.
  • Je bent stressbestendig en kan goed tegen steeds veranderende omstandigheden.
  • Je bent in staat overzicht te houden, goed voet bij stuk houden en kan goed balanceren tussen individuele belangen en die van het collectief.
  • Je bent een echte teamspeler: je haalt plezier uit het steeds samen met de andere coördinatoren te werken naar het resultaat.
  • Je bent creatief en flexibel.

Competenties

  • Aansturen groep
  • Ontwikkelen medewerkers
  • Samenwerken
  • Stressbestendig
  • Begripvol
  • Omgevingsbewustzijn
  • Plannen en organiseren
  • Reflecteren
  • Communicatief vaardig
  • Overtuigingskracht

Aanbod

Het is mogelijk om voor de duur van de opdracht een tijdelijk, marktconform, contract af te sluiten. De arbeidsvoorwaarden bepalen wij aan de hand van jouw geschiktheid, motivatie en werkervaring. Het is tevens mogelijk om als ZZP’er via ons aan de slag te gaan. Neem graag contact met ons op voor meer informatie.

Inlichtingen

Kwame Hammond via k.hammond@aevesbenefit.com.

Sollicitatie

Kwame Hammond via k.hammond@aevesbenefit.com.

Solliciteren