Projectleider P-dossiers – Utrecht en Den Haag

10 jul 2020 overige Projectmanagement Utrecht en Den Haag

Introductie

Voor de Belastingdienst zijn wij op zoek naar een ervaren Projectleider ‘P-dossiers’ voor 24 tot 32 uur per week. Mocht je geïnteresseerd zijn in- of vragen hebben over deze vacature neem dan gelieve vóór dinsdag 14 juli 14:00 uur contact op met Kwame Hammond via k.hammond@aevesbenefit.com

Organisatie

Vanuit het eigenaarschap op de Organisatie & Personele processen heeft de Concerndirectie Organisatie & Personeel van de Belastingdienst (Cd O&P) behoefte aan een projectleider voor het op orde brengen van de personeelsdossiers (P-dossiers), inclusief de procedures voor het beheer en onderhoud. Het gaat daarbij om de P-dossiers van circa 30.000 medewerkers. De projectleider zorgt voor het op orde brengen van de digitale P-dossiers van de medewerkers van Belastingdienst en het beëindigen van de hybride situatie van papier naast digitaal.

Een P-dossier is op orde als het voldoet aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving en aan de aanvullende specifieke afspraken van het ministerie van Financiën (inclusief de Belastingdienst).

Om het op orde brengen en houden praktisch toepasbaar te maken, is het belangrijk om de wet- en regelgeving te vertalen naar een aantal concrete afspraken.

Voor het project is gekozen voor een gefaseerde aanpak. Voor de fase 1) Definitie, fase 2) Op orde brengen beheer & onderhoud, en fase 3) Voorbereiding op orde brengen is een uitgewerkt projectplan beschikbaar. De aanpak voor fase 4) Het op orde brengen zelf is een project ‘deliverable’ en zal planmatig nader moeten worden uitgewerkt.

De digitale P-dossiers bij Belastingdienst zijn momenteel niet op orde en datzelfde geldt voor de procedures voor het onderhoud van het P-dossier.

De P-dossier bevinden zich in een ‘recordmanagement applicatie’ bij de P-Direktorganisatie en zij voeren tevens het beheer van digitale P-dossiers uit. Het archief met de papieren brondocumenten van de P-dossiers bevindt zich bij de Belastingdienst.

Voor de P-dossiers zijn wettelijke regels en kaders van toepassing. Denk daarbij aan: Archiefwet, Algemene Wet Rijksbelastingen, Algemene Verordening Gegevensbescherming, Basisselectiedocument P-dossier is Mens-en-werk.

Bij de Belastingdienst wordt qua organisatie onderscheid gemaakt tussen beleid, ondersteuning en uitvoering. Cd O&P is als kadersteller opdrachtgever van het op orde brengen van de P-Dossiers vanuit dit project. De Shared Service Organisatie (SSO) O&P ondersteunt het primaire proces en is als zodanig betrokken bij een deel van het onderhoud van de P-dossiers. De inhoud van de P-dossier is in belangrijke mate afkomstig van de medewerkers en leidinggevenden die werkzaam zijn bij de primair proces directies.

De Belastingdienst is qua locatie geografisch gespreid over Nederland. De primaire werklocaties voor de opdracht zijn Den Haag en Utrecht.

Voor de samenwerking en afstemming is P-Direkt een belangrijke partij, omdat daar het beheer en onderhoud van de P-dossiers plaatsvindt.

Het op orde brengen van digitale P-dossiers is tijdrovende klus, die accuraat moet gebeuren. Voor de uitvoering daarvan zal gebruik worden gemaakt van arbeidsparticipanten. De aanpak zal op deze doelgroep afgestemd moeten zijn. Dit betekent dat de projectleider afstemming zoekt met het programma ‘Maak het mogelijk’ om nader invulling aan een juiste aanpak.

In verband met de coronaperiode vermelden we voor de volledigheid dat je een laptop van de Belastingdienst in bruikleen krijgt om overal te kunnen werken. Hierbij heb je onder meer toegang tot de Belastingdienstomgeving (intranet, teammappen, e.d.). Verder dien je in het bezit te zijn van een mobiele telefoon, deze krijg je niet in bruikleen.

De gesprekken vinden door corona momenteel digitaal plaats middels videobellen.


Functie

De projectleider geeft leiding aan een klein projectteam bestaande uit een tweetal projectmedewerkers en een aantal medewerkers uit de lijnorganisatie die parttime bij het project zijn betrokken. De verdere invulling van dit team is mede afhankelijk van de gekozen aanpak in fase 4 en het daarvoor (nog) op te stellen plan. Het feitelijk op orde brengen van de digitale dossiers zal worden gedaan door een team van arbeidsparticipanten. De aansturing daarvan behoort niet tot de taak van de projectleider.

Functie-eisen

Eisen

  • WO master bedrijfskunde, informatiemanagement of archivering
  • Ervaring met grote uitvoeringsorganisaties – 5 jaar
  • Ervaring als projectleider (gecertifieerd Prince2) – 5 jaar
  • Ervaring in een adviesrol – 3 jaar
  • Ervaring met implementaties – 3 jaar
  • Kennis en ervaring met archiveringsvraagstukken – 3 jaar
  • Kennis en ervaring met processen binnen domein Organisatie en Personeel – 3 jaar
  • Kennis van de voor het vakgebied van toepassing zijnde wet- en regelgeving (inclusief archiefwet, AVG) – 3 jaar

Wensen

  • Gedegen kennis van digitaal informatiebeheer
  • Kennis op het gebied van ICT en affiniteit met archieven
  • Ervaring met het inrichten van digitale processen en procesverbetering (LEAN)
  • Accuraat, planmatig, daadkrachtig, proactief en verbindend.

Aanbod

Het is mogelijk om voor de duur van de opdracht een tijdelijk, marktconform, contract af te sluiten. De arbeidsvoorwaarden bepalen wij aan de hand van jouw geschiktheid, motivatie en werkervaring. Het is tevens mogelijk om als zzp’er via ons aan de slag te gaan. Neem graag contact met ons op voor meer informatie.

Inlichtingen

Kwame Hammond k.hammond@aevesbenefit.com.

Sollicitatie

Kwame Hammond k.hammond@aevesbenefit.com.

Solliciteren