Achter het uniform

3 mrt 2020

Rijksbrede raamovereenkomsten: Interim-Management en Organisatieadvies (IMOA) bij het ‘KPU-bedrijf’ van het Ministerie van Defensie

Sinds 1 februari 2016 kopen alle ministeries interim-management in via de Rijksbrede raamovereenkomsten voor Interim-Management en Organisatieadvies (IMOA). De geselecteerde leveranciers hebben inmiddels honderden interim-opdrachten en adviezen ingevuld. Wat voor opdrachten vallen onder deze IMOA-raamovereenkomst? Voor het vijfde artikel in deze reeks gingen wij in gesprek met Marien Buitenhuis die in 2019 als supply chain manager werkte bij het Kleding- en Persoonsgebonden Uitrustingbedrijf (KPU-bedrijf) van het Ministerie van Defensie.

Over het KPU-Bedrijf van het Ministerie van Defensie

Het KPU-bedrijf levert kleding- en persoonsgebonden uitrusting aan alle militairen en burgermedewerkers, die dit nodig hebben voor hun taakbeoefening. De operationele uitrusting varieert van sneeuwschoenen voor gebruik in winterse gebieden tot camouflagepakken in verschillende kleuren en stoffen, geschikt voor alle mogelijke omgevingen. Ook voorziet het KPU-bedrijf militairen van ceremoniële uitrusting tijdens speciale gelegenheden, zoals de uniformen en sabels tijdens Prinsjesdag. Het KPU-bedrijf kent drie clusters die ieder verantwoordelijk zijn voor een aantal productgroepen: “gevechtskleding”, “uitrusting” en “nietoperationele kleding.”

Supply chain management in de praktijk

Marien Buitenhuis begon in december 2017 als interim supply chain manager van het cluster “niet-operationele kleding.” Als supply chain manager was zijn belangrijkste taak het waarborgen van de beschikbaarheid van kleding en uitrusting voor de circa 60.000 militairen en burgers binnen Defensie. Dit assortiment dient altijd, overal en onder alle omstandigheden geleverd te kunnen worden. Buitenhuis fungeerde als de schakel tussen de behoeftestellers (landmacht, luchtmacht, marine en de marechaussee) en de afdelingen inkoop en techniek. Hij was er op gebrand tijdig contracten af te sluiten met leveranciers. Zonder contract is de beschikbaarheid van nieuwe, herziene of simpelweg identieke uitrusting niet gegarandeerd omdat er dan geen geldige contractuele afspraken zijn. Om een naadloze overstap van contract op contract te realiseren, start het werk voor de supply chain manager dan ook al twee jaar voordat het contract afloopt: “De behoefte moet worden gecheckt, aangepast, langs techniek, langs inkoop. De behoefte verandert een jaar later weer: assortiment verkleint of neemt juist toe, leveringen moeten sneller, producten moeten duurzamer; noem maar op.”

De match

Ervaring met het Ministerie van Defensie had Buitenhuis al vóór hij aan de slag ging als supply chain manager. Hij heeft een verleden als assortimentsmanager ‘munitie klasse-V’ en is zelf actief reservist. Als reservist weet Buitenhuis als geen ander wat het belang is van goede kleding voor een militair: “Kleding is emotie en iedereen vindt er wat van.“ Op 17 september 2019 stond Buitenhuis zelf bijvoorbeeld nog in uniform bij het paleis in Den Haag tijdens Prinsjesdag.

Omdat kleding vaak afhankelijk is van persoonlijke voorkeuren, is het een uitdaging om leveranciers te vinden die aan álle eisen voldoen. “Wij willen goede producten leveren waar elke militair tevreden mee is. Hierin voorzien is de ambitie van het KPU-Bedrijf.” Buitenhuis stelt dat het zijn doel was om kleding te leveren die de militairen met trots willen dragen en hij kreeg dan ook energie van de waardering die hij ontving na een geslaagd project.

Buitenhuis in uniform tijdens een ceremonie

De belangrijkste competentie voor een supply chain manager is volgens Buitenhuis het in staat zijn om mensen te enthousiasmeren voor projecten en/of werkzaamheden, zodat ze daar met plezier aan deelnemen. “Als mensen hun werk graag willen doen, gaat een project veel soepeler dan wanneer ze hun werk moéten doen.” Buitenhuis vindt het belangrijk daarbij te benadrukken dat ongeacht de functie of rang, iedere medewerker binnen het Ministerie van Defensie waarde toevoegt aan het geheel.

Dat Buitenhuis als externe medewerker werkzaam was bij het KPU-bedrijf, merkte hij in zijn werkzaamheden en omgang met collega’s niet. Hij werd overal bij betrokken en collega’s behandelden hem als onderdeel van het team. Omdat Buitenhuis graag out of the box denkt, en zijn werk op de meest efficiënte manier wil uitvoeren, heeft hij veel werkzaamheden op een andere manier aan kunnen pakken. “Processen zijn mooi, maar ze moeten het doel niet in de weg staan.” In september 2019 droeg Buitenhuis zijn werkzaamheden over aan een nieuwe supply chain manager, die toen vast in dienst kwam bij het KPU-bedrijf.

De toekomst

Buitenhuis verwacht dat militairen in de toekomst meer kleding online gaan bestellen, via beveiligde Defensie-kanalen. Het is voor Defensie niet eenvoudig, maar er zijn veel artikelen die niet specifiek Defensie gebonden zijn. Door een goede samenwerking tussen een leverancier en Defensie is het gemakkelijker om de juiste hoeveelheid artikelen voorradig te houden. Er zijn al kleine stappen gemaakt met het cluster “niet-operationele kleding” en met succes. Het KPU-bedrijf werkt inmiddels ook al met een app, dit is voor de militairen vele malen praktischer dan altijd een PC te gebruiken.

Begeleiding door Aeves Interim Management

Eén van de IMOA-raamovereenkomsten is afgesloten met Aeves Interim Management. Namens Aeves Interim Management zijn accountmanagers Kwame Hammond en Kas Bahrami Tash verantwoordelijk voor de invulling van de interim-functies zoals voor Defensie. Zij treden bovendien op als sparringpartner voor de inhurende managers.

Wilt u meer weten over dit artikel, de opdrachten of het raamcontract? Klik dan s.v.p. op deze link om in contact met ons te komen. We staan u graag te woord.